Het bureau van de Raad van Kerken verzamelt ervaringen in met digitaal vergaderen. De vraag maakt onderdeel uit van een programma, waarbij het bureau zich inspant de toepassingsmogelijkheden van de digitalisering verder in beeld te brengen.
Een eerste uitwisseling binnen het moderamen en met enkele kerkelijke partners wijst uit dat de ervaringen met digitaal vergaderen zeer divers zijn. Mensen met weinig ervaring zien vooral de nadelen. Ze wijzen op de strikte vergaderdiscipline die nodig is om een vergadering goed te doorlopen. Die discipline gaat ten koste van de brainstormmogelijkheden. Ook missen ze het persoonlijk contact, een wezenlijk onderdeel van de communicatie voor hen.
Anderen zien ook voordelen. Het meest duidelijk is de afname van reistijden. Als je voor een vergadering met landelijke partners eerst twee uur in het openbaar vervoer moet zitten en dan weer twee uur om terug te gaan, is de winst-verlies-rekening van het digitaal vergaderen snel gemaakt.
Groepen als ‘Wij kiezen voor eenheid’ en de Evangelische Alliantie vergaderen regelmatig digitaal. Een woordvoerder spreekt van een goede mogelijkheid om efficiënt met de tijd om te gaan, maar wijst ook op de moeite die het kost om zich blijvend te concentreren in een vergadering.
Een oproep in een e-flits van de Raad leverde een reactie op van een medewerker bij defensie. Hij schrijft: “Op uw verzoek in de E-Flits juli/augustus 2012 geef ik u onderstaand mijn ervaringen met vergaderen op afstand: In mijn werkkring (Defensie) hebben we sinds vier jaar heel goede ervaringen met Video Tele Conferencing, oftewel VTC. Ik neem tenminste aan dat u dat bedoelt met digitaal vergaderen. Via Skype schijnen ook ringgesprekken mogelijk te zijn met beeld en geluid, maar daar heb ik geen ervaring mee. Op voorwaarde dat de beeld- en geluidskwaliteit in orde zijn is het met VTC heel goed mogelijk om 1:1:1 of 1:1 of 2:2 of zelfs 3:3 op afstand te vergaderen en dat scheelt in een project al vlug heel wat auto- of vliegkilometers en reistijd en -budget. Natuurlijk moet je elkaar vooral in het begin regelmatig fysiek ontmoeten, maar veel van de latere routinematige vormen van werkoverleg kunnen via VTC. In mijn ervaring is het erg belangrijk dat je bij VTC een goede vergaderdiscipline hanteert en dat is voor veel Nederlanders nog altijd een hele uitdaging! Aan weerszijden van de beeldverbinding goed afspreken wie er namens de groep het woord voert; goed luisteren naar elkaar en de ander laten uitspreken en niet te snel reageren, omdat er anders verwarring kan ontstaan vanwege de kleine tijdsvertraging in de overdracht van beeld en geluid’.
Het bureau heeft in een testsituatie gewerkt met Sync. Creatieve Producties in Hilversum, de bouwer van onder meer de website van de Raad van Kerken. De opstelling met Dio van Maaren en Robert Vonk werkte onder het systeem van Webex.com. De eerste ervaringen in een proefopstelling waren positief. De techniek hield zich goed, zodat het geluid en de beelden adequaat synchroon liepen met de feitelijke situatie. Het programma maakte het mogelijk om ook stukken digitaal bij de deelnemers in beeld te brengen. Er kan een recorder meelopen, wat de notulering eenvoudiger maakt. Of het tot een grote doorbraak in de vergadercultuur van de Raad komt, is overigens nog maar de vraag, want het vraagt van alle deelnemers de discipline en de goodwill in het participeren. Daarnaast moet je computer een headset en een webcam hebben.
Foto: webcam en headset